Was ist die Rolle eines Treuhänders?

Für Unternehmen ist es (derzeit) nicht verpflichtend, eine Vertrauensperson zu beschäftigen. Wir empfehlen dies jedoch den Unternehmern. Auch in Ihrem Unternehmen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter mit unerwünschtem Verhalten konfrontiert werden. Abgesehen davon, dass es für ein Unternehmen ratsam ist, in einer solchen Situation ein Protokoll zu führen, ist es für Ihre Mitarbeiter besonders angenehm, mit einer unabhängigen und vertraulichen Person über ihre Probleme zu sprechen. Wir stellen Ihnen die Rolle einer Vertrauensperson vor, sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer.

Definition der Vertrauensperson

Eine Vertrauensperson spielt eine wichtige Rolle bei der Politik gegen unerwünschtes Verhalten innerhalb einer Organisation. Unerwünschtes Verhalten gibt es natürlich in verschiedenen Abstufungen und in manchen Fällen überschreitet es Grenzen. Ein Mitarbeiter kann vertrauliche Angelegenheiten mit einer Vertrauensperson besprechen. Die Vertrauensperson bietet ein offenes Ohr und sucht nach Lösungen. Dabei geht es vor allem um eine erste Entlastung, nach der der Mitarbeiter und die Vertrauensperson die nächsten Schritte besprechen.

Nicht immer muss mit dem Bericht etwas Konkretes gemacht werden. Der betreffende Mitarbeiter möchte sich zum Beispiel einfach nur etwas von der Seele reden. Eine Meldung kann im Melderegister erfolgen, oder es können externe Fachleute hinzugezogen werden (z. B. Mediatoren oder Coaches). Wenn das Problem selbst gelöst werden kann, wird die Vertrauensperson ebenfalls Hilfestellung leisten. Die Lösung hängt ganz davon ab, was die meldende Person will, es sei denn, es geht um Straftaten. Dann muss die Vertrauensperson Anzeige bei der Polizei oder der Justiz erstatten. Die Rolle der Vertrauensperson besteht vor allem darin, die Mitarbeiter bei ihrer Meldung zu unterstützen. Der Anzeigende behält die Kontrolle, und die Vertrauensperson wägt gemeinsam mit dem Anzeigenden die Möglichkeiten ab.

Unerwünschtes Verhalten und nicht intervenierendes Verhalten

Im Rahmen der Rolle der Vertrauensperson wird zwischen zwei Formen unerwünschten Verhaltens unterschieden: unerwünschtes Verhalten und Nicht-Integrität. Bei OO geht es um (sexuelle) Belästigung, Mobbing, Aggression und Gewalt sowie Diskriminierung. NIH sind Themen wie Integritätsverletzungen (Machtmissbrauch, Korruption, Diebstahl) und soziales Fehlverhalten (Umweltzerstörung)

Untersuchungen der NEA (Niederländische Enquête Arbeidsomstandigheden) aus dem Jahr 2016 zeigen, dass rund 1,1 Millionen Arbeitnehmer Opfer von unerwünschtem Verhalten am Arbeitsplatz sind. Über 11% dieser Fälle berichteten über Belästigung und über 8% über Mobbing am Arbeitsplatz. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeiter mit unerwünschtem Verhalten konfrontiert werden. Für den Arbeitgeber ist es oft schwierig, dieses Verhalten zu erkennen und zu unterbinden. Der Vertrauenslehrer erfüllt diese Aufgabe und ist für Ihre Mitarbeiter da, wenn sie ihn brauchen.

Folgen von unerwünschtem Verhalten

Die Folgen von unerwünschtem Verhalten am Arbeitsplatz sollten nicht unterschätzt werden. Die Opfer können sehr unglücklich werden, was einen Produktivitätsverlust zur Folge hat. In einer Abteilung, in der die Arbeitsatmosphäre gestört ist, können alle Kollegen unter den Folgen leiden und die gesamte Produktivität kann sinken. Im schlimmsten Fall können sich die Mitarbeiter sogar nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen. Dies ist nicht nur für die Betroffenen sehr belastend, sondern hat auch Folgen für Ihr Unternehmen. Zum Beispiel können sich Ihre Mitarbeiter (über längere Zeiträume) krank melden, was zu einem Anstieg der Fehlzeiten führt. Untersuchungen von Arbobalans aus dem Jahr 2020 zeigen, dass arbeitsbedingte psychische Beschwerden 64% der 6 Milliarden Kosten für Fehlzeiten ausmachen.

Die Rolle der Vertrauensperson: Empfang und Begleitung des Mitarbeiters

Wir haben gerade kurz eine der wichtigsten Aufgaben einer Vertrauensperson beschrieben. Die Vertrauensperson empfängt den Arbeitnehmer und dient als erste Anlaufstelle. Sie hört sich die Geschichte des Mitarbeiters an und sucht dann gemeinsam nach einer Lösung und möglichen nächsten Schritten. Ein Gespräch mit der Vertrauensperson muss nie über den Arbeitgeber oder die Führungskraft beantragt werden. Die Schwelle für ein Gespräch ist daher niedrig. Es handelt sich um ein vertrauliches Gespräch, bei dem ein Arbeitnehmer mit einer unabhängigen Person sprechen kann. Das Ziel des Gesprächs ist es, das unerwünschte Verhalten zu beenden. Wenn der Arbeitnehmer es wünscht, wird der Vertrauensmann ihn an professionelle Berater weitervermitteln.

Die Rolle eines Treuhänders: Organisation aufklären und informieren

Wenn Sie eine (externe) Vertrauensperson bestellt haben, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie die Vertrauensperson finden können. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, die Mitarbeiter darüber zu informieren, dass eine Vertrauensperson zur Verfügung steht. Dabei sollte deutlich gemacht werden, dass das Gespräch mit einer Vertrauensperson vertraulich ist und dass die Meldung anonym bleiben kann. Darüber hinaus sollte die Unternehmensleitung über die Rolle der Vertrauensperson gut informiert sein. Dies dient der Vermeidung von Missverständnissen.

Es ist daher Aufgabe der Vertrauensperson, die für die einzelnen Organisationen eingehenden Berichte genau im Auge zu behalten. Dazu gehört auch das Aufspüren von Trends. Die Vertrauensperson leitet diese Erkenntnisse dann an die Leitung oder den Vorstand der Organisation weiter. Die Vertrauensperson tut dies in Form eines Jahresberichts. Dadurch erhält die Organisation einen Einblick in Art und Umfang des unerwünschten Verhaltens. Natürlich ohne die Vertraulichkeit der Berichterstatter zu verletzen.

Die Rolle eines Treuhänders: Beratung des Vorstands und/oder der Geschäftsführung

Eine Vertrauensperson erhält Signale von Mitarbeitern über unerwünschtes Verhalten innerhalb einer Organisation. Es ist wichtig, dass die Organisation diese Signale ebenfalls wahrnimmt. Es ist daher Aufgabe der Vertrauensperson, genau zu beobachten, welche Meldungen pro Organisation eingehen. Dazu gehört auch das Aufspüren von Trends. Die Vertrauensperson leitet diese Erkenntnisse dann an die Leitung oder den Vorstand der Organisation weiter. Die Vertrauensperson tut dies in Form eines Jahresberichts. Dadurch erhält die Organisation einen Einblick in Art und Umfang des unerwünschten Verhaltens. Natürlich ohne die Vertraulichkeit der Berichterstatter zu verletzen.

Für wen entscheiden Sie sich?

Da nun klar ist, was eine Vertrauensperson genau tut, muss der Arbeitgeber die Entscheidung abwägen. Werden Sie eine Vertrauensperson einstellen? Wird es eine interne oder externe Vertrauensperson sein? In diesem Artikel (Link zum Artikel Interne/externe Vertrauensperson) listen wir alle Vor- und Nachteile für Sie auf.

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